Türkiye'nin dinamik ve sürekli büyüyen turizm sektöründe faaliyet gösteren tüm oteller, pansiyonlar, tatil köyleri ve diğer konaklama tesisleri için, misafirlerinin kimlik bilgilerini yasalara uygun bir şekilde kaydetmek ve ilgili kolluk kuvvetlerine bildirmek, en temel operasyonel sorumluluklardan biridir. Bu yükümlülük, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında net bir şekilde tanımlanmış olup, işletmelerin uyması gereken yasal bir zorunluluktur. Bu sürecin dijital, güvenli ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayan EGM Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), hem konaklama işletmelerinin bu yasal sorumluluklarını modern standartlara uygun bir biçimde yerine getirmesine olanak tanır hem de daha geniş bir perspektifte, kamu güvenliğinin ve toplumsal düzenin sağlanmasına önemli bir katkıda bulunur. Sistem, özünde, konaklama yapan kişilerin kimlik ve konaklama bilgilerini anlık olarak Emniyet Genel Müdürlüğü (EGM) ve Jandarma Komutanlığı'nın ulusal veri tabanlarıyla karşılaştırarak, hakkında arama kararı, yakalama emri bulunan veya şüpheli olarak değerlendirilen kişilerin hızlı ve etkin bir şekilde tespit edilmesini amaçlayan proaktif bir güvenlik mekanizmasıdır. Bu, aynı zamanda otel işletmelerinin kendi güvenliklerini ve diğer misafirlerinin huzurunu sağlamaları açısından da kritik bir araçtır.
KBS'nin Temel Amacı, Kapsamı ve Yasal Çerçevesi
EMG KBS’nin birincil ve en önemli amacı, kamu düzenini ve güvenliğini korumaktır. Sistem, bir otelde veya herhangi bir konaklama tesisinde konaklayan misafirin kimlik bilgilerini (T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, tam ad, soyad, doğum tarihi ve yeri gibi temel veriler) anlık olarak ilgili kolluk kuvvetlerinin veri tabanlarıyla eşleştirir. Bu gerçek zamanlı sorgulama mekanizması sayesinde, adli veya idari makamlar tarafından hakkında arama kararı çıkarılmış, yakalama emri düzenlenmiş veya kayıp ihbarı yapılmış kişiler, sisteme giriş yapıldığı anda hızlı ve kesin bir şekilde belirlenebilir.
Sistemin yetenekleri yalnızca Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarıyla sınırlı değildir; aynı zamanda, haklarında Interpol gibi uluslararası kanallar aracılığıyla arama, tutuklama veya takip kararı bulunan ve bu bilgisi Türkiye'nin ulusal güvenlik sistemlerine işlenmiş yabancı uyruklu kişileri de tespit etme kapasitesine sahiptir. Bu çok yönlü ve dinamik kontrol mekanizması, aynı zamanda misafirin check-in sırasında beyan ettiği kimlik bilgilerinin doğruluğunu teyit etmeye de yarar. Böylelikle, sahte kimlik kullanımının önüne geçilirken, hem genel toplum güvenliği en üst seviyede korunur hem de tesiste konaklayan diğer misafirlerin huzur ve güvenliği etkin bir şekilde sağlanmış olur.
Bu önemli uygulamanın yasal dayanağı, 11 Haziran 1973'te kabul edilerek 1 Ocak 1974'te yürürlüğe giren ve Türkiye'deki konaklama sektörünün temel taşlarından biri olan 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu'dur. Yıllar içinde, gelişen teknolojiye ve değişen güvenlik ihtiyaçlarına paralel olarak güncellenen bu kanun, EGM KBS gibi dijital bildirim sistemlerini de bünyesine dahil ederek modern ve etkin bir yapıya kavuşmuştur. Benzer yasal düzenlemeler, küresel turizm endüstrisinde de yaygın bir uygulamadır. Örneğin, Fransa'da oteller "fiche individuelle de police" (bireysel polis fişi) adı verilen kayıt formlarını titizlikle doldururken, İspanya'da "Registro de Viajeros" (Gezgin Kaydı) olarak bilinen gelişmiş elektronik sistem üzerinden tüm misafir bilgilerini anlık olarak ilgili kolluk kuvvetlerine bildirir. Benzer şekilde, Amerika Birleşik Devletleri'nde birçok eyalette, otellerin misafir kayıtlarını belirli bir yasal süre boyunca saklaması ve yetkili makamlar tarafından talep edildiğinde eksiksiz bir şekilde sunması zorunludur.
Bildirim Yükümlülüğü Kapsamındaki Tesisler ve İşleyiş Süreci
1774 sayılı kanun uyarınca, otel, motel, tatil köyü, pansiyon, apart otel, kamping ve dağ evi gibi ticari amaçla konaklama hizmeti sunan her türlü tesis, istisnasız olarak kimlik bildiriminde bulunmakla yükümlüdür. Bu geniş kapsamlı zorunluluk, aynı zamanda hasta ve refakatçi bilgilerini bildirmesi gereken özel sağlık kuruluşlarını ve bünyesinde öğrenci barındıran özel yurtlar ile öğrenci pansiyonlarını da içerisine alır.
Bildirim süreci genellikle şu adımları takip ederek ilerler: Resepsiyon görevlisi veya yetkili personel, misafir otele giriş yaptığında (check-in işlemi sırasında), misafirin geçerli kimlik belgesinden (nüfus cüzdanı, pasaport, ehliyet vb.) aldığı bilgileri ve planlanan çıkış tarihini, Emniyet Genel Müdürlüğü (EGM) tarafından sağlanan KBS web portalına veya işletmeye özel olarak kurulan masaüstü uygulamasına dikkatli bir şekilde kaydeder. Girilen bu veriler, internet üzerinden güvenli bir bağlantı ile anlık olarak ilgili kolluk kuvvetinin (tesisin bulunduğu coğrafi bölgeye göre polis veya jandarma) merkezi sistemine iletilir.
Bildirim Yapmamanın Ağır Yaptırımları: 2025 Yılı Ceza Tarifesi
Kimlik bildirim yükümlülüğünü hiç yerine getirmemek, eksik veya gerçeğe aykırı bilgi girmek ya da bildirimleri yasal süresi içinde yapmamak, işletmeler için son derece ciddi idari ve mali sonuçlar doğurur. Her yıl yeniden değerleme oranına göre güncellenen idari para cezaları, 2025 yılı için ihlalin niteliğine göre caydırıcı seviyelerde belirlenmiştir:
Gerçeğe aykırı kayıt tutmak: 68.083 TL
Anlık veri göndermemek veya kayıtları sisteme bağlamamak: 68.083 TL
Kayıtları kolluk kuvvetlerinin bilgisayar terminallerine bağlamamak (daha ağır ve temel bir ihlal olarak kabul edilir): 136.189 TL
Bu para cezaları, ihlallerin tekrarı durumunda katlanarak artma eğilimindedir. Sürekli olarak tekrarlanan ve kasıt unsuru taşıyan ihlallerde ise, işletmenin faaliyetlerinin geçici olarak durdurulması ve hatta en son aşamada işletme ruhsatının iptal edilmesi gibi çok daha ağır idari yaptırımlar gündeme gelebilir. Bu nedenle, konaklama işletmelerinin bildirim sürecini büyük bir ciddiyet ve titizlikle yönetmesi, sürdürülebilir bir ticari faaliyet için hayati önem taşımaktadır.
Veri Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile Uyum
Kimlik Bildirim Sistemi, doğası gereği oldukça hassas kişisel verileri (kimlik bilgileri, konaklama tarihleri vb.) işlediği için, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümlerine tam ve eksiksiz bir şekilde uyumlu olmak zorundadır. Oteller ve diğer konaklama tesisleri, misafirlerden topladıkları bu verilerin güvenliğini en üst düzeyde sağlamak, bu bilgileri yalnızca yasal bildirim amacı doğrultusunda kullanmak ve yetkisiz üçüncü kişilerle kesinlikle paylaşmamakla kanunen yükümlüdür. KVKK kapsamında veri güvenliği yükümlülüklerinin ihlali, 2025 yılı itibarıyla 13 milyon TL'yi aşan çok yüksek idari para cezalarına yol açabilir. Ayrıca, toplanan verilerin, ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreler boyunca (1774 sayılı kanuna göre genellikle 1 yıl) güvenli bir şekilde saklanması ve bu sürenin sonunda geri döndürülemez biçimde ve kanuna uygun yöntemlerle imha edilmesi de işletmelerin en temel yasal sorumlulukları arasındadır. Bu çift yönlü yasal çerçeveye uyum, işletmeleri hem idari yaptırımlardan korur hem de misafirlerinin güvenini kazanmalarına yardımcı olur.
Advertorial
Bu Bir İlandır
